E. A. Şirket Yeraltı Cehennemi – 2. Katman -Tekrarlanan İşler Cehennemi

Tem
2014
15

posted by on Çalışma Hayatı

Tekrarlanan İşler Cehennemi

Kendinize hatırlatın: Bundan sakının.05-2

Basitçe açıklamak gerekirse darmadağın, deli bir sirk. Devasa bir iş atlıkarıncası daireler çizmekte ve hiçbir yere varmadan insanları aynı işleri defalarca kez yapmaya zorlamakta. Tekrar edilen iş insanların midesini bulandırmakta ve başlarını döndürmekte. İş yapılmıyor ve çalan şarkı da berbat, modası geçmiş bir şarkı.

Bu nasıl oldu?

Şirket çalışanları şu nedenlerin biri ya da her ikisinden dolayı bu noktaya vardılar:

1. GELİŞİGÜZEL BAŞLADILAR

Süreci her seferinde gelişigüzel başlatarak ve asla şablonları otomatize etmeden, standartlaştırmadan ya da kullanmadan aynı tür işleri yapmaya yeltenirler.

2. HİSSEDARLARI İDARE EDEMEMEK

Sürekli olarak işleri yeniden yapmak zorunda kalıyorlar çünkü hatalar yapıldı veya işin ilk sonuçları hissedarların beklentilerini ve/veya ihtiyaçlarını karşılamadı.

3. Sonuçlar

Bu çalışanlar aynı sayfa üzerinde daha çok organize olamadıkça:

  • Son teslim tarihlerini daha çok kaçırmakta,
  • Bütçeleri daha çok aşmakta,
  • Hissedarları üzmekte,
  • İşleri yeniden yapmak zorunda kalmaktalar.

Çalışanlar günlerinin %14’ünü bilgileri kopyalayarak, e-postalar ileterek ya da telefon çağrıları ile geçirmektedir.

Kaçış Taktikleri

Tekrarlanan işler cehennemini önlemekle ilgili hatırlanacak önemli şeyler:

1. Hizaya Girin

Yapılması gerekli işler , şirket ve bu işleri yapacak olan ekibin hedef ve amaçları ile paralellik teşkil ettiğinde bu işleri tekrardan yapma zorunluluğu ortadan kalkar.

2. Şablonlar kullanın

İş şablonları, bir şirket çalışanının en iyi arkadaşı olabilir. Ufak maliyetli ya da maliyetsiz bu şablonlar, aynı anda hem zamandan tasarruf sağlar, hem de iyi iletişimi güçlendirir ve proje başarısına ciddi katkıda bulunur. Buna ilaveten şablonlar, yeniden çalışma olasılığını azaltarak,  ihtiyaç duyduğunuz bütün bilgileri toplamanıza yardımcı olur.

3. Zaman ayırın

Projeye başlamadan önce, ihtiyaç duyduğunuz bütün bilgileri elde etmek için zaman ayırın. 1/6/3 oranını (1 yıl planlama/tanımlama, 6 yıl teslim, 3 yıl test) kullanan organizasyonlar, yeniden çalışmanın en az %50’sini yapmış olurlar.

4. Hissedarları ve onayları idare edin

İşlerin tekrardan yapılması; geri bildirim, görüş ya da onay almak için yeterince etkin süreçler olmadığında meydana gelir. Bu süreçleri şu şekilde ilerletin:

  • Bütün süreç boyunca hissedarları dahil ederek
  • Merkez konumda geri bildirimleri ve onayları idare etmek

 

Bu şekilde, dahil olan herkes herkesin geri bildirimini görebilir ve haberdar olabilir.

Gereksinimler sorununu çözün (etki); böylece yeniden çalışma sorununu çözmüş olursunuz.

Bir proje maliyetinin ortalama yalnızca %3’ü gereksinimler sürecine harcanmakta; buna daha fazla harcama yapmak (her şey eşittir) daha iyi sonuçlar verir.

Elif Koray

FacebookTwitterGoogle+LinkedIntumblrEmail

Tags: , , , ,